Kısa Cevap
Gider pusulası, belge düzenleme zorunluluğu olmayan kişilerden mal alan veya onlara iş yaptıran işletmenin kendisinin düzenlediği ve karşı tarafa imzalattığı belgedir. Dayanağı VUK 234. maddedir. Mal teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır.
Ödeme vergiden muaf esnafa yapılıyorsa gelir vergisi stopajı da gündeme gelir. Oranlar GVK 94/13'e göre %2, %5 veya %10'dur. Stopaj gider pusulası üzerinde gösterilir ve muhtasar beyanname ile beyan edilir.
Gider Pusulasını Kim Düzenler?
VUK 234'e göre gider pusulası düzenleme yükümlülüğü şu kişilere aittir:
- birinci ve ikinci sınıf tüccarlar,
- kazancı basit usulde tespit edilenler,
- defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı ve çiftçiler.
Belgeyi alıcı taraf düzenler, satıcı taraf imzalar. Fatura mantığının tersidir: Burada belgeyi işletme kendisi keser, çünkü karşı tarafın belge düzenleme yükümlülüğü yoktur.
Hangi Durumda Gider Pusulası, Hangisinde Başka Belge?
| Durum | Kullanılacak belge |
|---|---|
| Vergiden muaf esnaftan mal alımı veya ona yaptırılan iş | Gider pusulası (muaf esnaf için fatura hükmündedir) |
| Mükellef olmayan bir kişiden ikinci el mal alımı | Gider pusulası |
| Nihai tüketicinin iade ettiği malın geri alınması | Gider pusulası (internet satışlarında e-Arşiv faturanın iade bölümü yerine geçer) |
| Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiden ürün alımı | Müstahsil makbuzu (gider pusulası değil) |
| Fatura düzenlemek zorunda olan birinden alım | Fatura |
| Serbest meslek erbabına ödeme | Serbest meslek makbuzu |
Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerden yapılan alımlar kanun metninde açıkça gider pusulası kapsamı dışında bırakılmıştır. Bu alımlarda müstahsil makbuzu kullanılır.
Gider Pusulasında Bulunması Gereken Bilgiler
- işin mahiyeti; malın cinsi, türü, miktarı ve bedeli ya da iş ücreti,
- işi yaptıran ile yapanın veya malı alan ile satanın adı soyadı (tüzel kişilerde unvanı) ve adresi,
- düzenleme tarihi,
- yapılan vergi kesintisi varsa tutarı.
Gider pusulası iki nüsha düzenlenir, bir nüshası işi yapana veya malı satana verilir. Belgeler seri ve sıra numarasıyla teselsül ettirilir. Vergiden muaf esnaf adına düzenlenen gider pusulası, o esnafın verdiği fatura hükmündedir.
Banka dekontu gider pusulası yerine geçebilir
2021'de VUK 234'e eklenen hükümle bazı belgeler gider pusulası yerine geçer. Bedel 7 günlük süre içinde banka, yetkili ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla satıcıya ödenirse, bu kurumların düzenlediği dekont gider pusulası yerine geçer. Bunun şartı, dekontun gider pusulasında bulunması gereken bilgileri içermesidir. Uygulamada açıklama alanına mal veya hizmetin cinsi, miktarı ve stopaj bilgisinin yazılması bu yüzden önemlidir.
Stopaj İlişkisi: GVK 94/13 Oranları
Gider pusulası her zaman stopaj gerektirmez. Stopaj, ödemenin vergiden muaf esnafa yapıldığı durumlarda söz konusudur. Mükellef olmayan bir kişiden ikinci el eşya alımı gibi işlemlerde gider pusulası düzenlenir ama GVK 94 kapsamında bir kesinti yapılmaz.
| Vergiden muaf esnaftan alınan | Stopaj oranı |
|---|---|
| GVK 9/1-6 kapsamındaki (evde üretilen el emeği vb.) mallar ve bunların imaline yönelik hizmetler | %2 |
| Hurda mal alımları | %2 |
| Diğer mal alımları | %5 |
| Diğer hizmet alımları | %10 |
Stopaj brüt tutar üzerinden hesaplanır. Kesilen vergi, ödemenin yapıldığı ayı izleyen ay muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile beyan edilip ödenir. Vergiden muaf esnaf KDV mükellefi olmadığından gider pusulasında KDV hesaplanmaz.
Örnek Hesap
Bir işletmenin vergiden muaf esnaftan yaptığı üç alım (brüt tutarlar):
| İşlem | Brüt tutar | Oran | Stopaj | Esnafa ödenecek |
|---|---|---|---|---|
| El emeği ürün (GVK 9/1-6 kapsamı) | 20.000 TL | %2 | 400 TL | 19.600 TL |
| Muaf esnaftan diğer mal | 10.000 TL | %5 | 500 TL | 9.500 TL |
| Muaf esnafa yaptırılan hizmet | 8.000 TL | %10 | 800 TL | 7.200 TL |
İlk satırda gider pusulasına brüt 20.000 TL, kesinti 400 TL ve net ödeme 19.600 TL yazılır. İşletme kayıtlarına 20.000 TL gider veya maliyet olarak alınır. 400 TL ise muhtasar beyanname ile vergi dairesine ödenir. Net tutar üzerinde anlaşıldıysa brüt tutar, net tutarın (1 - oran) değerine bölünerek bulunur. Örneğin %5 oranında net 9.500 TL için brüt tutar 9.500 / 0,95 = 10.000 TL olur.
e-Gider Pusulası
509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, gider pusulasının elektronik ortamda düzenlenmesine imkân tanır. e-Gider Pusulası yeni bir belge türü değildir; kâğıt gider pusulasıyla aynı hukuki niteliğe sahiptir.
- Kural olarak isteğe bağlıdır. Uygulamaya katılmak için e-Fatura uygulamasına dahil olmak ve başvuru yapmak gerekir.
- Zorunluluk bildirimle gelir. GİB; riskli bulduğu veya vergiye uyum düzeyi düşük gördüğü mükellefleri faaliyet, sektör ve ciroya bakmadan yazılı bildirimle uygulamaya dahil edebilir. Bu durumda en az 3 ay hazırlık süresi verilir.
- Ek zorunlu alanlar vardır. e-Gider Pusulasında alıcının ve satıcının TCKN/VKN bilgisi ile düzenleme saati ve dakikası da yer alır.
- 12 Kasım 2024 tarihli 573 Sıra No.lu Tebliğ ile e-Gider Pusulasının ıslak imza yerine elektronik yollarla doğrulanmasının önü açıldı.
Adım Adım Gider Pusulası Düzenleme
- Karşı tarafın durumunu belirleyin: Vergiden muaf esnaf mı, mükellef olmayan bir kişi mi, yoksa fatura düzenlemek zorunda olan biri mi? Belge türü ve stopaj bu cevaba göre değişir.
- Kimlik ve adres bilgisini alın: Satıcının adı soyadı ve adresi belgede yer alır; e-Gider Pusulasında TCKN de zorunludur.
- Brüt tutarı ve stopajı hesaplayın: Muaf esnafsa ilgili oranı uygulayın, net ödemeyi belirleyin.
- Teslimden itibaren 7 gün içinde düzenleyin ve kâğıt belgede satıcıya imzalatın, bir nüshasını ona verin.
- Ödemeyi mümkünse bankadan yapın: Açıklamaya mal veya hizmetin cinsini ve miktarını yazın. Böylece dekont da belgelendirmeye destek olur.
- Kaydı ve beyanı tamamlayın: Brüt tutarı gider veya maliyet hesabına, kesintiyi ödenecek vergiler hesabına alın. Stopajı izleyen ay muhtasar beyannameyle beyan edin.
Sık Yapılan Hatalar
- 7 günü kaçırmak: Süre geçtikten sonra düzenlenen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu durumda VUK 353/1 kapsamında özel usulsüzlük cezası doğar. Fatura ile aynı ceza rejimi için fatura düzenleme süresi ve sınırı yazısına bakın.
- Çiftçiden alımda gider pusulası kesmek: Doğru belge müstahsil makbuzudur.
- Stopajı unutmak: Muaf esnafa yapılan ödemede kesinti yapılmazsa vergi, sorumlu sıfatıyla işletmeden aranır.
- Satıcıya imzalatmamak: Kâğıt gider pusulası, işi yapana veya malı satana imzalatılarak düzenlenir. İmzasız belge ispat gücünü zayıflatır.
- Her ödemeyi gider pusulasıyla belgelemek: Fatura veya serbest meslek makbuzu düzenlemek zorunda olan birine yapılan ödeme gider pusulasıyla belgelendirilemez. Doğru belge onun düzenleyeceği belgedir. Serbest meslek ödemeleri için e-SMM rehberine bakın.
Muhtasar beyanname tarihlerini vergi takviminden takip etmek için Mali Ajanda'yı kullanabilirsiniz. Stopaj oranlarının genel listesi stopaj hesaplama rehberinde.