Kısa Cevap: Muavin Ne Demek?
Muavin kelime olarak "yardımcı" demektir. Muhasebede muavin defter (kısaca muavin), bir hesabın, çoğunlukla da bir alt hesabın (cari kart, banka hesabı, personel) bütün hareketlerini tarih sırasıyla, fiş fiş gösteren yardımcı dökümdür. "ABC Ltd.'nin muavinini al" demek, o müşterinin seçilen dönemdeki tüm borç ve alacak kayıtlarını ve yürüyen bakiyesini listelemek demektir.
Örnek Muavin: 120.01.001 ABC Ltd.
Aşağıda bir alıcı carisinin Ekim ayı muavini var. Her satır bir yevmiye kaydıdır, son sütun yürüyen bakiyedir:
| Tarih | Fiş no | Açıklama | Borç | Alacak | Bakiye |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.10 | — | Devreden bakiye | 40.000 B | ||
| 05.10 | Y-112 | Satış faturası A-2041 | 60.000 | 100.000 B | |
| 12.10 | Y-131 | Banka havalesi (tahsilat) | 50.000 | 50.000 B | |
| 20.10 | Y-158 | Satış iadesi faturası | 6.000 | 44.000 B | |
| 28.10 | Y-174 | Satış faturası A-2096 | 24.000 | 68.000 B | |
| Toplam | 84.000 | 56.000 | 68.000 B |
Nasıl okunur? Devreden 40.000 TL'ye ay içinde 84.000 TL borç eklenmiş, 56.000 TL alacak düşülmüş: 40.000 + 84.000 − 56.000 = 68.000 TL. "B" bakiyenin borç bakiyesi olduğunu, yani ABC Ltd.'nin işletmeye 68.000 TL borçlu olduğunu gösterir. Cari mutabakatta karşı tarafın kendi kayıtlarındaki 320 hesabında aynı tutarın alacak bakiyesi olarak görünmesi beklenir.
Muavin Defter Tanımı
Muhasebe sisteminde tek düzen hesap planı 100, 120, 320 gibi 3 haneli ana hesaplardan oluşur. Ancak gerçekte bir şirketin yüzlerce müşterisi, onlarca tedarikçisi olabilir. Bu nedenle her ana hesabın altında alt hesaplar açılır:
- 120 Alıcılar (ana hesap)
- 120.01.001 ABC Ltd. (muavin)
- 120.01.002 XYZ A.Ş. (muavin)
Her bir alt kart için tutulan tarih-yevmiye-borç-alacak-bakiye kayıtlarına muavin defter denir.
Muavin Defter Hangi Hesaplar İçin Tutulur?
- Cari hesaplar: 120, 320, 121, 321 (alıcı/satıcı/çek)
- Banka hesapları: 102 Bankalar (her şube/hesap için ayrı muavin)
- Personel hesapları: 335, 360 (her çalışan için)
- Stok hesapları: 153 Ticari Mallar (ürün/depo bazında)
- Avans hesapları: 159, 196, 295
Muavin Defter ile Mizan Farkı
İkisini sık sık karıştıran muhasebeci aday adayları için en net açıklama:
- Mizan = "Hesap planındaki her ana hesabın özet bakiyesi" → Tek sayfada tüm şirket görünür
- Muavin = "Bir alt hesabın tüm hareket detayı" → Bir kart için 50 hareket çıkabilir
Pratikte: önce mizan açılır → 120 Alıcılar 1.200.000 TL göründü → 1.200.000 TL'nin hangi cariden geldiğini görmek için 120 muavinine inilir → Orada her bir alıcının kartı listelenir. Bir alıcının (örneğin ABC Ltd.) detayını görmek için ise o cariye ait 120.01.001 muavini açılır.
Muavin Defter Yasal Olarak Zorunlu mu?
Vergi Usul Kanunu'nun bilanço esasında saydığı defterler yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteridir. Muavin defter bu listede yer almaz ve tasdik edilmez; işletmenin kendi ihtiyacı için tuttuğu bir yardımcı kayıttır. Yine de alt hesap kayıtları yevmiye ve kebirdeki tutarların dayanağıdır ve vergi incelemesinde ya da cari mutabakatta istenebilir. Bu yüzden muhasebe programında tutarlı tutulması gerekir.
e-Defter tutan mükelleflerde yevmiye ve defteri kebir elektronik olarak oluşturulur. Muavin dökümleri ise muhasebe yazılımından alınır.
Muavin Yazdırma — Mali Müşavir Pratiği
Mali müşavirler ay sonu, çeyrek sonu ve yıl sonu kapanışlarında toplu muavin yazdırma yapar. Yazdırma çıktısı:
- Antetli kağıda mali müşavir bilgisi
- Mükellef adı, vergi no, tarih aralığı
- Açılış bakiyesi → hareketler → kapanış bakiyesi
- Sayfa altına imza/kaşe alanı
Mali Ajanda ile Cari Muavin
Mali Ajanda'nın cari hesap modülünde müşteri, tedarikçi ve personel kartları açıp borç ve alacak hareketlerini girebilir, tarih aralığına göre muavin dökümünü görüntüleyip PDF olarak alabilirsiniz.
İlgili Rehberler
Muavin ile mizan arasındaki farkın ayrıntısı için muavin ve mizan farkı, cari hesap özelinde cari muavin nedir yazılarımıza bakabilirsiniz.