e-Fatura ve e-Arşiv fatura sıkça karıştırılan iki elektronik fatura türüdür. Her ikisi de GİB onayıyla kullanılır ama farklı amaçlara ve mükellef gruplarına yöneliktir. 2026 yılında e-Fatura ve e-Arşiv kullanımı çok daha yaygın hale geldi. Bu rehberde farklarını ve geçiş kurallarını açıklıyoruz.
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, GİB sistemi üzerinden, e-Fatura mükellefi olan iki taraf arasında düzenlenen elektronik faturadır:
- Sadece e-Fatura kayıtlı mükelleflere kesilebilir
- GİB üzerinden iletilir (XML formatında)
- Karşı taraf da e-Fatura ile kabul/iade edebilir
- Kağıt fatura yerine geçer, hukuki geçerliliği vardır
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv, e-Fatura sisteminde olmayan müşterilere (son tüketici, kayıtsız esnaf vb.) düzenlenen elektronik faturadır:
- Son tüketiciye, KOBİ'ye veya e-Fatura mükellefi olmayan işletmeye kesilir
- PDF veya elektronik formatta düzenlenir, müşteriye e-posta ile gönderilir
- GİB üzerinden değil, mükellefin sisteminden iletilir
- 10 yıl saklama zorunluluğu vardır
Farklarını Tablo Halinde
- Alıcı: e-Fatura → e-Fatura mükellefi / e-Arşiv → herkes
- İletim: e-Fatura → GİB / e-Arşiv → e-posta, indirilebilir link
- Format: e-Fatura → XML (UBL-TR) / e-Arşiv → XML + PDF
- Mükellefiyet: e-Fatura → kayıtlı zorunlu / e-Arşiv → kapsamdaki tüm mükellefler
- Cevap mekanizması: e-Fatura → kabul/red kayıtlı / e-Arşiv → tek yönlü
Zorunluluk Limitleri (2026)
- e-Fatura zorunluluğu: Brüt satış 3 milyon TL ve üzeri olan tüm mükellefler
- e-Arşiv zorunluluğu: 1 Ocak 2026'dan itibaren e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler de, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ndeki istisnai durumlar dışında, faturalarını tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır. Basit usul mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için bu tarih 1 Ocak 2027'dir; bu mükellefler 2026'da vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturaları e-Arşiv olarak düzenler (589 Sıra No.lu Tebliğ).
- Sektörel zorunluluklar: internet üzerinden satış yapanlar (daha düşük ayrı hasılat sınırı), EPDK lisansı bulunan akaryakıt gibi sektörler ve 509 Sıra No.lu Tebliğ'de sayılan diğer gruplar
Hangi Sistemleri Kullanabilirsiniz?
- GİB e-Fatura/e-Arşiv portali: ücretsiz, düşük hacim için ideal
- Özel entegratörler: Logo, Mikro, Foriba, Uyumsoft, Eta vb. (ücretli, gelişmiş özellikler)
- Mali müşavir ofisleri için entegratör daha verimlidir
e-İmza ve Mali Mühür
e-Fatura için mali mühür (kurumsal e-imza), bireysel e-Arşiv için bireysel e-imza yeterli olabilir. Tüzel kişiler mali mühür almak zorundadır (TÜRKKEP, Kamu SM gibi sertifika otoritelerinden).
Mali Ajanda ile e-Fatura Takibi
Mali Ajanda'nın vergi takvimi beyanname ve bildirim tarihlerini takip etmenize yardımcı olur. e-Fatura geçiş zorunluluğunu ise her müşterinin brüt satış hasılatına ve faaliyet alanına göre ayrıca kontrol etmeniz gerekir.