Defter Beyan Sistemi (DBS), Gelir İdaresi Başkanlığı'nın basit usul ve serbest meslek mükellefleri için sunduğu ücretsiz online defter ve beyanname yönetim sistemidir. Sistem 2018'den beri kullanılıyor.
DBS Nedir?
- GİB tarafından geliştirilen ücretsiz web tabanlı sistem
- defterbeyan.gov.tr adresinden erişilir
- Kasa, gelir-gider, fatura, beyan tek platformda
- Mali mühür gerektirmez; giriş kullanıcı kodu veya TCKN ile şifre kullanılarak yapılır
Kimler DBS Kullanır?
- Basit usul ticari kazanç mükellefleri: Kuaför, lokanta, taksi şoförü, küçük esnaf
- Serbest meslek erbabı: Avukat, mali müşavir, doktor, mühendis, danışman
- Küçük çiftçi: Zirai kazanç gerçek usul mükellefler
- Bilanço esası mükellefler KULLANMAZ — yevmiye ve defter-i kebiri kâğıt ortamda ya da (zorunluluk kapsamındaysa veya isteğe bağlı olarak) e-Defter olarak tutarlar
DBS ile e-Defter Farkı
- DBS: Basit ve ücretsiz, gelir-gider tablo formatı, basit usul mükellefler için
- e-Defter: Yevmiye + defter-i kebir XML formatlı, mali mühür veya e-imza gerekir; zorunluluk bilanço esasına değil, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ndeki kriterlere bağlıdır (esas olarak e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler ve bağımsız denetime tabi şirketler)
- İşletme hesabı esasından bilanço esasına geçen mükellefler DBS'deki işletme defterini kapatıp bilanço esasına geçer; geçiş hadleri VUK genel tebliğleriyle belirlenir. e-Defter'e geçiş ise ayrıca 509 Sıra No.lu Tebliğ kriterlerine bağlıdır
DBS'de Yapılan İşlemler
- Gelir-gider kaydı (manuel veya CSV import)
- Fatura kayıt
- Kasa hareketleri
- KDV beyannamesi hazırlığı (otomatik)
- Yıllık gelir vergisi beyannamesi
- Geçici vergi beyannamesi
DBS Kayıt Adımları
- defterbeyan.gov.tr → "Sisteme Giriş"
- Kullanıcı kodu veya TCKN ve şifre ile giriş (şifre bağlı olunan vergi dairesine başvurularak alınır)
- İlk girişte mükellef bilgileri kontrol edilir
- "Yeni Hesap Dönemi" oluşturulur
- Açılış bakiyesi girilir
- Günlük kayıtlar başlar
Mali Müşavir Erişimi
- Meslek mensubu, mükellef adına işlem yapabilmek için Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi imzalamalı ve bunu GİB'e bildirmelidir
- Sözleşme olmadan mali müşavirin mükellef hesabına erişimi kendiliğinden doğmaz
- Çoklu müşteri erişimi tek panelden yönetilir
DBS'nin Avantajları
- Ücretsiz (devlet sübvansiyonu)
- Mali mühür gerektirmez
- Otomatik beyanname hazırlığı
- Mevzuat değişikliklerinde otomatik güncellenir
DBS Sınırlamaları
- Bilanço esası mükellefler kullanamaz
- Gelişmiş muhasebe (mali tablolar, bütçeleme) yok
- Çok kullanıcılı erişim sınırlı
- Müşteri ilişkileri yönetimi yok
Mali Ajanda + DBS
Mali Ajanda DBS ile birlikte kullanılabilir: DBS müşterilerin defter-kayıt platformu, Mali Ajanda ise mali müşavirin vergi takvimi, hesaplama araçları ve cari yönetimi platformudur. İki sistem birbirini tamamlar.